DICTAMEN SOBRE EL ALCANCE Y CONDICIONES DEL REGISTRO ELECTRÓNICO

Características y condiciones del Registro

a) Generales a todo registro electrónico

Toda la información contenida en el registro electrónico laboral será utilizada para el ejercicio de las facultades legales de la DT, tales como las de fiscalización, conciliación y mediación.

El empleador tiene la obligación de registrar los datos y la documentación laboral.

Además, debe mantener actualizada la información proporcionada al registro electrónico laboral.

En caso de exista una imposibilidad técnica para la empresa poder cumplir con la obligación del registro electrónico dentro de plazo se debe informar a la DT dentro de un plazo máximo de 24 horas desde el vencimiento del plazo para registrar y esta deberá ratificar el impedimento a través de un certificado.

b) Específicas del LRE.

La información a declarar corresponde a datos estandarizados sobre gastos de remuneraciones o derivados de la existencia de la relación laboral, ya sea voluntario, contractual o legal.

Se trata de un registro anual, asociado al año comercial, pero de declaración mensual, cuyo plazo es dentro de los primeros 15 días hábiles del mes siguiente al del libro de remuneración de que se trate. Así el libro de remuneraciones del mes de octubre de 2021 debe informarse a más tardar el día 15 de noviembre de 2021.

También es importante que el registro de estos movimientos contables en el LRE estén alineados con los criterios financieros y contables establecidos en las normas nacionales e internacionales.

Obligaciones de llevar el Libro Electrónico de Remuneraciones.

Debido a que es un registro contable anual que incide en el balance financiero, se deriva que la obligación de registro abarca el año comercial 2021.

a) Plazos y calendario año comercial 2021.

Para aliviar la carga a los empleadores, la Dirección del Trabajo fijó el calendario para la declaración del 2021:

• Remuneraciones pagadas en octubre de 2021: antes del 15 de noviembre de 2021.
• Remuneraciones pagadas en noviembre 2021: primeros 15 días de diciembre de 2021
• Remuneraciones pagadas entre enero y septiembre de 2021: primeros 15 días de febrero de 2022.

b) Empleadores obligados a llevar el Libro de Remuneraciones Electrónico.

Recae sobre todos los empleadores que cuenten con cinco o más trabajadores.

c) Excepción temporal para ciertos sostenedores de establecimientos educacionales regidos por el Código del Trabajo.

La DT hace una excepción de la obligación en comento respecto de establecimientos educacionales subvencionados o que reciban aportes del estado.

Protección de datos personales.

En materia de Protección de datos personales la Dirección del Trabajo debe observar las normas establecidas en la ley 19.628 sobre protección de la vida privada.

Es por ello que se recalca la obligación de todo el personal de la Dirección del Trabajo de guardar absoluta reserva y secreto de los datos que estos tengan a la vista, ya sea para beneficio personal o de terceros, lo anterior conforme al art 517 del Código del Trabajo.

Asimismo, el dictamen hace referencia a la exactitud de los datos para satisfacer la finalidad de su tratamiento.

Para la DT respecto los “datos sensibles”, debe recaer un nivel superior de protección y resguardo velando por que su tratamiento sea solo para los fines solicitados.

No existe una definición específica de dato sensible, sino que es un concepto general en que se incluye información sobre la afiliación sindical, la identidad de género, períodos de licencia médica, perfil biológico humano, datos biométricos, entre otros.